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Tips para mejorar la liquidez financiera

En algunas películas y series aparece un personaje millonario que por diversas circunstancias acaba en una situación donde no tiene forma de pagar por un servicio básico y la posible pareja romántica que no tiene un peso en el banco acaba pagando.

Estas escenas muestran que la falta de liquidez se puede convertir en un grave problema y que, en ocasiones, tiene más que ver con una falta de planificación que con falta de recursos. Obviamente, cuando además una empresa está limitada en sus recursos financieros es todavía más importante procurar mantener el equilibrio para sí contar con la liquidez financiera necesaria para no parar la operación ni comprometer el futuro del negocio.

Hay algunos tips que pueden ayudar a tener un índice de liquidez favorable:

  1. Contar con un fondo de emergencia.

Este suele ser no de los últimos consejos que se reciben en cuanto a la liquidez, sin embargo, es clave en este tema, pues los gastos imprevistos suelen ser los que más causan desequilibrio. Sin duda, no es una tarea fácil crear y mantener un fondo de emergencia sobre todo para las empresas cuyas ventas son cíclicas o para las que no están pasando un buen momento. No obstante, el contar con este y, sobre todo, sólo usarlo para lo que se destinó a la larga puede ser el factor que haga la diferencia entre un negocio sin deudas y uno comprometido por ellas.

  1. Optimizar los recursos

A veces los consejos contables y financieros parecen obviedades; pero en muchas ocasiones lo obvio se esconde a la vista. Es común que en las empresas los procesos que funcionan se repitan y se diga que así se ha hecho siempre; esta comodidad evita el revisar si se puede eficientar. Por tanto, es importante revisar tanto los procesos que funcionan como los que no, buscando mejorar en todos los aspectos.

En este sentido, los avances tecnológicos pueden ser aliados para digitalizar y automatizar muchos procesos haciéndolos más rápido, con más precisión y usando menos recursos, los cuales se pueden utilizar mejor.

  1. Gestionar de forma adecuada el stock

Administrar correctamente las existencias tanto de materia prima como de producto terminado evita la acumulación, y en casos de caducidad el desperdicio, lo cual reduce costos y aumenta el flujo de caja al no tener pagos extra de almacenaje o de transporte.

  1. Conocer a los proveedores

En el caso de los proveedores es importante conocerlos para establecer sinergias y facilitar formas y términos de pagos que resulten convenientes para tu empresa y para ellos también. Busca siempre los mejores plazos y renegocia condiciones de compra y precios; procura hacerlo buscando siempre el ganar-ganar porque así, si llegas a enfrentar una situación de falta liquidez podrían contar con mayor flexibilidad de su parte.

  1. Unificar los créditos y las cuentas bancarias

Casi todas las empresas utilizan la diversa variedad de créditos para apoyar el flujo, sin embargo, si se abusa de este recurso o si se pulveriza en muchos pequeños puede ir en contra de la liquidez pues se dispersan los pagos de los intereses. Por ello, hay que buscar la posibilidad de reunificar deudas, incluso, en un pago único para reducir intereses. Esto vale también para las comisiones bancarias que se pagan tanto en las cuentas como en las tarjetas de crédito, débito, etc., se debe explorar la mejor opción de servicios bancarios que ofrezca más servicios con comisiones menores.

  1. Tener control financiero

Este punto va en consonancia con el anterior, pues hay que tener claridad en el control de cuentas por pagar y cuentas por cobrar para no perder la salud contable y financiera. En este aspecto, también hay que explorar la automatización de pagos y cobros tanto como sea posible, esto evita que se “olviden” fechas y se paguen penalizaciones y si los clientes encuentran atractivo lo mismo: no preocuparse por fechas de pago por tenerlas sistematizadas.

Como puedes ver, la sistematización de ciertas tareas puede ser de gran ayuda para garantizar la liquidez de tu empresa y en BFA tenemos opciones para ayudarte en ese aspecto.


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Actualización de CFDI 4.0

Como cada año, las disposiciones fiscales tienen variaciones respecto al año anterior, en este 2022 una de las más destacadas variaciones es la entrada en vigor del Comprobante Fiscal por Digital por Internet en la versión 4.0 (CFDI 4.0). Este avance tecnológico busca mejorar la precisión de la información para todos los involucrados y facilitar los cálculos de cada año fiscal.

Si bien la entrada en vigor de esta actualización se ha ido postergando a lo largo de 2022, es importante conocerla, para familiarizarse con su uso y adoptarla a la brevedad como la que se use ya sea como persona físico o como persona moral para lograr un mejor desempeño contable; para que su uso ya obligatorio a partir del 1 de enero de 2023 no presente dificultades.

Ventajas de esta actualización

Las principales ventajas, como se señalaba, de la implementación de esta tecnología, que como cualquier cambio a veces genera cierta resistencia y mala fama son:

-Reportar la información de manera completa y correcta al SAT a partir de lo contenido en las facturas electrónicas (o CFDI) para recibir mejores servicios.

-Hacer más fácil y expedita la presentación de declaraciones con información prellenada que proviene precisamente de la información contenida en las facturas electrónicas o CFDI.

Lo que debe incluir

Los CFDI en versión 4.0 deben tener:

-Lugar y fecha de la expedición de la factura electrónica

-Datos del emisor de la factura: Clave del Registro Federal de Contribuyentes (RFC), nombre comenzando con el propio y siguiendo con los apellidos (persona física) o razón social (persona moral), régimen fiscal en el que tributa, domicilio fiscal, sello digital.

-Datos del receptor: Clave del Registro Federal de Contribuyentes (RFC), nombre comenzando con el propio y siguiendo con los apellidos (persona física) o razón social (persona moral), régimen fiscal en el que tributa, código postal del domicilio fiscal, clave del uso fiscal que el receptor va a usar para ese comprobante.

Estos datos del receptor se pueden tomar de la Constancia de Situación Fiscal pero es completamente válido que el receptor los proporcione si los conoce. En ningún caso es requisito obligatorio solicitar la citada Constancia y mucho menos se puede condicionar el pago de salarios a su presentación, según ha estipulado la autoridad correspondiente.

-Cantidad, unidad de y clase de bienes o mercancías que la factura ampare o la descripción del servicio prestado.

Ojo, con las cancelaciones

En esta actualización para el uso del CFDI 4.0 hay novedades que se deben tomar muy en cuenta como es el caso del servicio de cancelación de facturas emitidas a través del portal de internet del Servicio de Administración Tributaria (SAT). Estas modificaciones son, a saber:

-Marcar o señalar el motivo de cancelación del comprobante fiscal.

-Las cancelaciones sólo podrán tener efecto en el ejercicio en que sean expedidas, en otras, palabras, antes del 31 de enero del año siguiente a su emisión.

Como se mencionaba, la transición al uso de CFDI 4.0 no ha estado exenta de polémicas por ciertos malos entendidos, por ello, si requieres consultoría y asesoría fiscal en esta materia ten en cuenta que en BFA tenemos expertos que pueden ayudarte.


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CRM para la contabilidad empresarial

Beneficios, Ventajas y Por qué se debe elegir un CRM

La contabilidad es una de las áreas vitales en una empresa sin importar el tamaño de las mismas. Y esta área se ha venido beneficiando del avance de las tecnologías comenzando por las hojas de cálculo que desde sus versiones más primitivas permitieron sistematizar, y de la mano hacer trabajar con menores márgenes de error y simplificando tareas repetitivas.

Evidentemente esos avances, hoy son mucho más amplios que las hojas de cálculo, hoy hay una serie de herramientas en línea y softwares especializados que ofrecen muchas ventajas y traen valores agregados para diversas funciones.

¿Qué significa CRM?

Estas siglas son el acrónimo de “gestión de relaciones con clientes” que se usa para designar de forma general a los softwares que se usan para optimizar diferentes aspectos de una empresa ofreciendo una centralización de las diversas interacción; más específicamente ventas, marketing y atención al cliente.

Es así que los CRM contables son una oportunidad para hacer más fácil y más organizada la gestión de cliente y el cuidado de la finanzas empresariales, así se logra un optimización del tiempo y el cuidado de la información de los clientes.

Beneficios en la contabilidad

La contabilidad por sí misma es un área que requiere de gran precisión; pero que también implica tareas repetitivas y son precisamente esas tareas repetitivas las que suelen llevar a más errores porque se vuelven tediosas y cansadas. Por eso, se necesitan opciones que permitan la sistematización de esas tareas para reducir el margen de error, pues los yerros en estas áreas son muy costosos tanto en términos económicos como en el posible pago de multas y recargos.

Los CMR ofrecen la posibilidad de olvidarse de la contabilidad manual (o semimanual), ahorrarse repeticiones y además, tener a la mano la facturación para el cliente o para otra área del empresa, claridad en el flujo, categorización de gastos, relación de pagos, etc. Y, muy importante, permite que esos datos se conviertan en información que sirva para conocer mejor las necesidades de los clientes y ofrecerles mejores productos y servicios.

Para llegar a los clientes con marketing

En las áreas de ventas y marketing, los CRM son herramientas tecnológicas que se insertan en estrategias de Marketing Inbound que inciden en captar más leads, segmentarlos para detectar más clientes potenciales, encauzarlos por el funnel de ventas e incrementar así las conversiones, dando incluso el paso a la fidelización de los clientes.

Para ayudar al éxito

A partir de lo expuesto podemos ver que el CMR es una herramienta que ayuda a mejorar los tres ejes que son fundamentales para el éxito de cualquier empresa:

-La automatización de la contabilidad, pues elimina errores y permite tener información.

-Aumentar ventas: pues de ellas dependen los ingresos y de los ingresos depende todo o demás.

-Mejorar las relaciones con los clientes, porque el sostenimiento a mediano y largo plazo de una empresa depende de consolidar una buena cartera de clientes que estén satisfechos con los productos o servicios que reciben de nosotros.

Como en BFA entendemos las necesidades de las empresas en su conjunto y cómo se relacionan las diversas áreas, podemos ayudarte a elegir el CMR que funcionará integralmente y se adaptará a la dinámica única de tu empresa.


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Mantén un control efectivo en tus costos

La pandemia iniciada a inicios de 2020 ha sido un parteaguas en todos los ámbitos, y el mundo empresarial no es la excepción. Hay sectores que estuvieron más expuestos durante los meses de confinamiento y hay otros que iniciaron un periodo de inestabilidad después. El panorama, pues, no pinta fácil y si no se tienen cuidado en cierta áreas de los negocios, las posibilidades de seguir adelante se ven todavía más limitadas y el riesgo de que la empresa no sobreviva se eleva. Sin embargo, usar con habilidad las herramientas contables que existen permitirán salir adelante.

Una de las herramientas fundamentales para las empresas es el control de costos. Conceptualmente, queda claro que llevar una escrupulosa gestión de costos es indispensable; pero hay cierta tendencia a ser laxos con ella en la práctica o, al contrario, quedarse por debajo de la expectativa. Ambos extremos son perjudiciales, pues la subestimación en los presupuestos genera proyectos incompletos, pérdidas monetarias y de tiempo. En el caso de la sobreestimación, puede resultar en dejar sin tocar fondos que se pueden utilizar y que generen provecho.

Definamos el control de costos

El control de costo consiste en el análisis de toda la operación de una empresa para identificar las salidas de dinero (gastos) vinculadas a la creación de productos y los servicios específicos de cada empresa. Con ello, se busca garantizar la rentabilidad y permite diseñar estrategias para ahorrar donde sea posible sin comprometer ni la calidad, ni la seguridad ni la integridad de los procesos y sus resultados.

Así, la meta del control de costos en las empresas es lograr que se sigan teniendo ingresos a pesar de los cambios en el mercado, la inflación y otras variables que pueden afectar ese equilibrio entre lo que se gasta y lo que se cobra, que no se pierda el margen de ganancia. En pocas palabras, se quiere alcanzar el mayor volumen ventas al menor costo posible.

Es importante considerar que los costos pueden ser directos como la compra de materia prima y el pago de salarios de mano de obra directa; pero también se pueden tener gastos por salarios de mano de obra indirecta, servicios básicos, asesoría técnica, seguros, mantenimiento, etc.

Fases para el control de costos

El control de costos no es un proceso fijo o que una vez que se haga ya no se vuelve hacer, al contrario, hay que estar en constante vigilancia. Sin embargo, las etapas básicas son:

-Planificar los recursos: aquí se involucra el monto del capital para la producción de bienes, productos o servicios con calidad y seguridad.

-Estimado de costos: se llevan acabo los ejercicios de cálculos y sensibilidad económica. Se deben verificar los precios de insumos, mano de obra, maquinaria, etc. para establecer la viabilidad o no de los procesos productivos.

-Presupuesto: aquí ya se pide a los proveedores cotizaciones actualizadas de mercancías, materias primas o insumos que se requieren. Además de agregarse todos los costos indirectos, fijos y variables.

-Estrategia de costos y gastos: en este momento se hace un análisis detallado para establecer las estrategias más eficientes para la producción buscando el equilibrio final entre gastos y posibles ingresos.

Como se puede concluir, el control de costos implica entender y saber analizar muchas variables, por ello en BFA nos ponemos a tu disposición para que logres ese balance.