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5 errores contables y cómo solucionarlos

Dicen por ahí que el pez por su boca muere, pero en el caso de las empresas, especialmente de las pymes, su muerte viene por los errores contables. Estos ocurren cuando se omiten o se ponen datos erróneos en los registros. Se originan tanto por falta de sistematización como por descuido contable y por falta de rigor en el día a día.

Los errores en la contabilidad empresarial pueden ser minúsculos; pero llegan a originar problemas graves. Y más si los “minúsculos” se acumulan. Por eso es conveniente conocer cuáles son los 5 más comunes:

  1. Carecer de registros confiables

Esto tan fácil y simple como no tener al día todas y cada una de las transacciones, y movimientos que ocurren en la empresa es el error más común. Se origina por falta de organización del tiempo, por ignorar cómo hacerlo adecuadamente o por subestimar su importancia.

  1. No contabilizar el IVA

De la mano con llevar registros, va la disciplina de distinguir facturas de recibos, y evitar estos últimos esto para poder contabilizar el IVA. Las facturas son los documentos con los desgloses, datos y registros que solicita el SAT (el IVA entre otros) y son los facturables. Los recibos son comprobantes de pagos sin valor fiscal. Lo aconsejable es siempre tener y tener organizadas las facturas para poder hacer correctamente la contabilidad el IVA.

  1. No contar con una cuenta bancaria para la empresa

Muchas empresas comienzan como un emprendimiento personal y por eso se acostumbran a usar la cuenta personal como la de la empresa o les parece engorroso sacar una cuenta nueva. Esto a la larga genera confusiones entre el dinero que se necesita para la operación de la empresa con el dinero, digamos, personal o para los gastos de la familia. Además, genera potenciales problemas con el SAT. Es importante tramitar una cuenta bancaria para la Pyme o para la empresa.

  1. Fallar en las obligaciones fiscales

La presentación de las declaraciones mensuales sin duda es una tarea que consume tiempo, pero no hacerlo además de generar posibles multas y recargos también complica las cosas cuando se va a presentar la declaración anual.

  1. Subestimar la tecnología para el área contable

Llevamos una curiosa relación con la tecnología porque nos encanta usar el teléfono o la tableta para divertirnos o echar relajo en las redes sociales; pero cuando se trata de cuestiones vitales como la contabilidad desconfiamos de ella. En la actualidad hay muchas opciones que pueden facilitar esta tarea. Y, por cierto, el uso de la tecnología incluye el hacer respaldos programados de la información.

La solución es crear un sistema

Contar con sistemas claros, funcionales y con apoyo en la tecnología es la forma de evitar estos errores, hacer los pagos a tiempo y tener la información para la toma de decisiones. Los sistemas deben ser hechos a la medida de las necesidades y de las personas que llevarán el sistema de cada empresa porque sólo así funcionan pues facilitan incluso las tareas engorrosas. De otro modo, es como tratar de correr con los zapatos de otra persona.

A veces no es fácil detectar por uno mismo los errores contables o cómo se originan porque ya estamos viciados; por eso contar con ayuda externa para sentar las bases de un sistema que tomando en cuenta tus necesidades y tus fortalezas es el camino. En BFA estamos listos para ayudarte.


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La contabilidad de costos, una herramienta clave

Gracias a la tragedia del Titánic, el barco que no podía ser hundido según la propaganda de sus fabricantes, todo el mundo sabe lo peligrosos que son los icebergs, pues son moles de hielo de las que sólo es posible ver una parte muy pequeña.

En el mundo empresarial, muchos han fracasado por una razón parecida pues se han olvidado de que lo que ven de la masa de hielo que está frente a ellos es sólo la una pequeña porción y toman decisiones con esa visión parcial cuando fijan el precio de su producto o servicio.

La visión parcial de los costos

Al comenzar a navegar en el mar empresarial, muchos emprendedores, quienes comandan la mayor parte de las microempresas, suelen tomar esa decisión tan determinante como el precio de su producto o servicios fijándose en que monto que al que su competencia lo ofrece y algunos lo igualan mientras otros lo fijan un poco (o un mucho) por debajo pensando en que será una ventaja competitiva hacerlo así. Esto es tal cual creer que la punta del iceberg es todo lo que hay frente a ellos. Ese mal cálculo, que no ve todo lo que hay debajo: sus gastos reales de operación, precios de materias primas, sueldos, pago de intereses, y otros gastos, los puede llevar justamente a naufragar.

Sin embargo, tener problemas de no mirar al iceberg completo, no es privativo de la empresas que empiezan, es un tema fundamental que debe ser continuamente evaluado dándose la importancia que tiene y considerando toda la información, no sólo una parte, en torno a los costos en las empresas.

La solución está en la contabilidad de costos

Queda claro que establecer este precio es la piedra angular en la construcción de una empresa exitosa, pero que debajo de ese precio (la punta visible del iceberg) hay un montón de cifras (o la masa más grande del iceberg). La contabilidad de costos es la herramienta que ofrece una visión analítica que permite tomar decisiones, y entre ellas: el fijar el precio adecuado.

La contabilidad de costos se centra en colectar y proveer información real y concreta de los gastos implicados en la empresa para producir o dar servicios. Esto permite establecer el costo del producto o servicios y así mantener el control sobre la producción, comercialización, administración y el financiamiento. Así se puede determinar las pérdidas económicas o utilidades que se obtienen al final.

Con esa visión general es posible determinar estrategias permitan, como se decía, fijar el precio final; pero también reducir costos en las distintas fases que van desde la producción hasta la comercialización; con lo cual, incluso, se pueden aumentar las utilidades.

Fijarse en lo importante

La contabilidad de costos es significativa tanto por la información que provee; pero, sobre todo, el análisis e interpretación que se hace de esos datos y cómo se usa para optimizar los procesos productivos y lograr tener utilidades o aumentarlas. Es así como se vuelve una herramienta clave para las empresas.

En términos generales, la contabilidad de costos no es una contabilidad diferente; sino una proceso de análisis, una contabilidad analítica que se fija en cuestiones puntales para apuntalar las decisiones.

Si necesitas un asesoría para convertirte en un capitán que sabe usar sus herramientas para calcular el tamaño total del iceberg para evitar que tu barco se hunda, BFA es tu opción; pues ofrecemos servicios en contabilidad de costos que te permitirá surcar con éxito incluso los mares más embravecidos.


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¿Cómo impulsar las finanzas empresariales?

Cuando aprendemos a caminar lo hacemos con ayuda, de una manera bastante natural aprendemos a correr y el resto de nuestra vida, en general, seguimos haciéndolo sin pensar. Pero si de pronto, fuéramos a correr en una competencia quizá podríamos lanzarnos así nada más y dejemos la carrera a la mitad. O quizá la acabaríamos pero con algún desgarrón, deshidratados y jurando no volver a hacerlo. En cambio, si hubiéramos contado con un plan de entrenamiento y conocimientos sobre cómo distribuir nuestra energía y cómo superar obstáculos lo más seguro es que luego nos inscribiríamos a otra carrera.

Eso mismo pasa con las microempresas y, y en general, con las empresas que no piensa en las finanzas como un factor determinante en su operación. De hecho, la ausencia de preocupación por las finanzas empresariales es el factor que más contribuye al fracaso de las microempresas y mina la sobrevivencia de las que logran crecer.

Es poco es común que las micro y pequeñas empresas usen la palabra finanzas como parte de los aspectos a los que tienen que poner atención. Se suele pensar que se trata de finanzas corporativas complejas, pero en realidad la palabra va en función de sacar el mayor provecho del proceso productivo y tener los elementos para la toma de decisiones.

¿Qué se debe considerar para mejorar las finanzas?

El primer paso para mejorar las finanzas es querer hacerlo y estar dispuesto a conocer la realidad de la situación. Para ello es necesario hacer una planificación que considere, entre otros, los siguientes aspectos:

Evaluación de rentabilidad: Saber si el negocio está o no generando ganancias o por lo menos no generando pérdidas es vital. Esta situación va cambiando, por lo que se debe vigilar constantemente la información acerca del crecimiento de las ventas, los costos de operación, sueldos y prestaciones, el costo del financiamiento (pago de préstamos y cálculo de intereses), pago de impuestos, otros egresos, etc.

Flujo de efectivo: Parte de las finanzas es contar y renovar las estrategias para el flujo de cobranza, pues sin un buen flujo de efectivo tarde o temprano la empresa enfrentará serios riesgos. Lograr la liquidez puede hacerse tanto eficientando el cobro de facturas pendientes como estableciendo esquemas flexibles con los proveedores.

Diversificación: La expansión del catálogo de productos o servicios o el descubrimiento de nuevos mercados aumentan las posibilidades de que la empresa subsista o se expanda. Por eso, forman parte de la planeación financiera.

Fuentes de financiamiento: La mayor parte de las microempresas comienzan con los ahorros propios de varios años o con algún préstamo familiar. Sin embargo, cuando se tiene un panorama claro de las finanzas también se pueden buscar otras fuentes gubernamentales o bancarias. Estos préstamos implican un mayor compromiso con mantener y vigilar la salud financiera de la empresa.

¿Por dónde empiezo?

Para lograrlo tener claridad en todo, a veces se necesita hacer una auditoría, que sería como hacerte un examen de salud antes de correr, y otras, sólo necesitas un plan estratégico pues ya tienes esa información.

En BFA podemos ser el entrenador que necesitas para que tus posibilidades de acabar con éxito y seguir corriendo sean más altas. Está en ti la decisión de mantenerte en la carrera o no sobrevivir en el mundo empresarial.


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Conoce la retención de impuestos ante el SAT

Hay palabras que en sí mismas llevan el peso de su significado, en el caso de la palabra “impuestos” es muy claro que se trata de una obligación “impuesta” por el Estado. Y por esa primera razón ya generan tensión en la mayoría de las personas, a eso se suma que hay muchos términos, conceptos y cálculos que van alrededor de los impuestos. Entre estos, destaca el concepto de “retención de impuestos”.

¿Qué es “retención de impuestos”?

La retención es “guardar” una parte del impuesto. Es decir, es el monto de la percepción que debe descontarse para pagar un impuesto. Es decir, quien cobra una factura deduce una parte proporcional del impuesto del gobierno. Esta retención tiene el propósito de evitar distorsiones en la economía del país y redistribuir los ingresos en el gasto público. Es una forma de facilitar el pago de impuestos.

El mismo gobierno establece de cuánto será esa proporción que se retiene en cada pago, y estas cantidades han variado ligeramente en los últimos años y son diferentes en cada impuesto. Anualmente, a partir de las cantidades totales como de las retenidas (más menos los gastos deducibles, etc.) se hacen las declaraciones anuales en las cuales precisamente cada contribuyente e “declara” si debe o no pagar una diferencia o, al contario, debe esperar el reembolso de lo que pagó de más. Aunque en algunos casos, también se usan para los cálculos de las declaraciones mensuales, las cuales también se incorporarán a los cálculos anuales porque las mensuales siempre son parciales.

¿En qué impuestos hay retención?

Los mexicanos están sujetos tanto a obligaciones federales como estatales. En cada estado, puede haber impuestos específicos, pero a nivel federal dos impuestos principales donde se aplican retenciones son el Impuesto sobre el Valor Agregado (IVA) y el Impuesto sobre la Renta (ISR).

Impuesto sobre el Valor Agregado

El IVA es una carga fiscal indirecta, es decir, no se calcula sobre el ingreso de los contribuyentes sino que al consumo. Es decir, es un pago relacionado con la adquisición de productos y servicios. El IVA es un gravamen con tres tipos:

-IVA GENERAL: Es el que se aplica a la generalidad de los productos y servicios, a no ser que estén en las otra dos categorías.

-IVA REDUCIDO: Es el que se aplica al transporte, las plantas hortícolas y casi todos los alimentos.

-IVA SUPERREDUCIDO. En esta categoría están los productos de primera necesidad como ciertos alimentos, las medicinas, los libros, las sillas de ruedas y prótesis, entre otros.

Las personas morales y físicas con actividad empresarial que tengan servicios subcontratados deben retener el 6% del IVA. Quienes reparten mercancía, prestan servicios de transporte y hospedaje también deben retener este impuesto.

Cabe subrayar que a las persona que usen plataformas tecnológicas para ofrecer sus servicios se les retiene el 6% de IVA.

Impuesto sobre la Renta

El ISR es un impuesto directo, es decir, se calcula a partir de los ingresos que generan personas físicas y morales que incrementan su patrimonio, es decir, su ganancia neta. Los ingresos que generan ISR son:

-Los salarios de forma proporcional y a partir de los montos establecidos por el SAT.

-Arrendamiento, construcción y venta de inmuebles.

-Ingresos por comercialización y/o fabricación, así como por servicios prestados bajo el esquema de honorarios.

-Premios obtenidos, como puede ser los que se obtienen en la Lotería Nacional, y similares.

En el caso,de la retención del ISR es del 10%.

Aunque en la actualidad las plataformas ya sean del SAT o las privadas que permiten emitir los CFDI facilitan el cálculo y acreditación de la retención del IVA y la retención del ISR, contar con apoyo para mantener la disciplina fiscal y encontrar estrategias representa una ventaja en el largo plazo y facilita las presentación de declaraciones. En BFA podemos ayudarte a encontrar ese equilibrio.


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La importancia de la contabilidad en las Pymes

Los primeros registros de escritura que hay no son de literatura o de política, sino de registros de operaciones comerciales, ¡porque así de importante es la contabilidad desde el inicio de la historia! Y aunque esto prácticamente no se cuestiona en cuanto a las grandes empresas, la contabilidad también es necesaria para las Pymes.

Una aliada

En términos generales, la contabilidad de las empresas tiene cierta mala fama porque se piensa que es una cuestión aburrida, que exige mucho trabajo con los números y que sólo sirve para calcular los pagos de impuesto. De hecho, tener una mala (o no tener) acaba generando pérdidas económicas porque al no haber control ni conocimiento se pueden tener más gastos de los que se cree y menos ingresos reales de los que se supone para las empresas pequeñas.

La contabilidad de las empresas pequeñas y de las Pymes lejos de ser una carga, puede ser una aliada para el trabajo diario y, más aún, ofrece tener cimientos fuertes sobre los cuales se puede proyectar de manera real, objetiva y certera la estabilidad y el crecimiento.

Permite organizar los registros

Al comenzar a llevar en orden la contabilidad de las empresas, se deja atrás la costumbre de hacer cuentas en cualquier libreta; guardar comprobantes y papeles vitales en cajas de zapato. Así se puede tener organizada y a la mano toda la documentación que sustente la operación de la empresa y facilitar los procesos.

Elaboración de registros financieros

La contabilidad genera registros de controles de gastos, de inversiones, de cuentas por cobrar, el flujo de caja, márgenes de utilidad o de pérdida tanto en lo mensual como en lo anual. Permite tener claridad en cuanto al balance entre ingresos y egresos de manera precisa y puntual.

Es cierto que exige orden y disciplina; pero teniendo un sistema contable se tienen las guías y los procedimientos para que sea parte de la misma operación y no una “chamba extra”.

Toma de decisiones inteligentes

Cuando se toman decisiones sin información, las probabilidades de tener éxito con ellas son bastante pocas o menores. En contraste, al contar con la información completa, clara y objetiva se puede hacer análisis para determinar la conveniencia o no de esa decisión y sus implicaciones.

Entra las decisiones que se pueden tomar a partir de una buena contabilidad están:

-establecer costos reales de producción y con ello precios de venta;

-si se está en situación o no de solicitar financiamiento;

-factibilidad de la contratación de empleados, etc.

Hacer presupuestos y proyecciones

La contabilidad permite la planificación financiera y el diseño de presupuestos, pues se cuenta con registros precisos y certeros. El análisis del desempeño en los periodos anteriores facilita ver si hubo factores que aumentaron las utilidades o, al contrario, las dañaron y cómo se pueden aprovechar o evitar para el siguiente semestre o año. No puede mejorar tu desempeño actual, incluso para crecer, si no cuentas no sabes cómo está su empresa.

En conclusión, en los inicios de la civilización el contar con registros escritos puso las bases a la escritura y la contabilidad, lo cual permitió el avance de la humanidad. Por fortuna, hoy quienes tienen una Pyme o una pequeña empresa no necesitan inventar nada, en BFA te podemos ayudar para tener una contabilidad que sea tu aliada.