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Errores contables y cómo solucionarlos
La contabilidad es uno de los pilares para el crecimiento y desarrollo adecuado de cualquier empresa pues permite el uso correcto de los recursos, y provee información tanto el pago de obligaciones fiscales, como para la adecuada y oportuna toma de decisiones.
Pasar por alto gastos pequeños o registrarlos de manera incorrecta
Aunque la adquisición de suministros de oficina pueda parecer insignificante, la acumulación anual puede representar una suma considerable. No contabilizar todos los gastos, incluso los pequeños, puede afectar la contabilidad a largo plazo. Registrar cada gasto, independientemente de su magnitud, ofrece un panorama contable más preciso y facilita la elaboración de presupuestos más precisos.
Por otra parte, abusar de la categoría “extra” al registrar gastos puede ocasionar problemas. Establecer categorías específicas para cada gasto contribuye a mantener las finanzas organizadas y proporciona una imagen más precisa de la situación financiera. Además, errores de transcripción pueden distorsionar la representación real de los gastos.
Asimismo, se debe considera el año fiscal en que se registran los ingresos y los egresos, no se pueden meter gastos con fechas diferentes del año fiscal, e igualmente, se debe tener cuidado con las fechas de cobros para reportarlos adecuadamente.
Carecer de un sistema
El error anterior, va de la mano con este, que es carecer de un sistema adecuado para tu operación. La clave de una buena contabilidad radica en la orden, organización y comunicación. Implementar un sistema claro para registrar ingresos y egresos es esencial para evitar pérdidas de información. En la actualidad hay muchos softwares que pueden ayudar a contar con un sistema adecuado, que además puede ser usado por varias personas si fuera el caso.
Este sistema además ayuda a evitar un error común en pymes o en negocios muy pequeños que es mezclar las finanzas personales con las del negocio. Puede parecer algo obvio, pero es un error mucho demasiado frecuente, a veces, porque simplemente no se hace cuentas bancarias separadas creyendo que será más complicado manejar dos cuentas.
No tener en orden recibos y/o carecer de respaldos
En nuestro país, se ha migrado de los recibos físicos a los electrónicos, lo cual ha facilitado el manejo de archivos y ha reducido el gasto en papel. Sin embargo, si se no se tienen en orden los recibos, facturas y comprobantes de gastos en formato digital se puede perder información valiosa y no se tendrá un adecuado control de la contabilidad. Se debe tener todo en orden para poder dar seguimiento a movimientos financieros y facilitar los cálculos fiscales.
Asimismo, es muy recomendable contar con copias de seguridad de todos los documentos, además de contar con formas de protección tanto para ataques cibernéticos como problemas técnicos que nos podrían dejar sin registros.
No contar con un presupuesto o no apegarse a él
Establecer y seguir un presupuesto es esencial para organizar los recursos y definir metas de crecimiento. Revisar y ajustar el presupuesto según las necesidades de la empresa y del entorno ayuda a mejorar la gestión financiera y simplifica la planificación a largo plazo.
Carecer un colchón para imprevistos
Contar con un fondo para situaciones imprevistas proporciona estabilidad financiera. Tener un fondo para gastos inesperados puede ayudar a contar con la liquidez necesaria para enfrentar situaciones inesperadas e incluso errores contables.
La creación y protección de ese colchón o fondo para imprevistos debe estar considerado en el presupuesto. Es importante tenerlo presente para que si no se tiene se cree en los próximos meses haciendo pequeños ajustes.
Ignorar las disposiciones del SAT para cada año
Mantenerse actualizado con las reformas fiscales es crucial, similar a no perder de vista las tendencias contables previas. Inevitablemente, los cambios normativos pueden generar errores en la contabilidad empresarial.
Aunque no cada año hay cambios significativos, puede haber modificaciones menores que afecten a nuestro sector, por lo que, es esencial estar al tanto para evitar sanciones y multas, o, al contrario, para sacar alguna ventaja fiscal si hay la oportunidad de hacerlo.
En BFA, estamos listos para trabajar contigo para que la contabilidad de tu empresa sea a prueba de errores.
Fuentes:
https://blogempresas.yoigo.com/errores-contables-habituales-como-solucionarlos/
