5 errores contables y cómo solucionarlos

Dicen por ahí que el pez por su boca muere, pero en el caso de las empresas, especialmente de las pymes, su muerte viene por los errores contables. Estos ocurren cuando se omiten o se ponen datos erróneos en los registros. Se originan tanto por falta de sistematización como por descuido contable y por falta de rigor en el día a día.

Los errores en la contabilidad empresarial pueden ser minúsculos; pero llegan a originar problemas graves. Y más si los “minúsculos” se acumulan. Por eso es conveniente conocer cuáles son los 5 más comunes:

1. Carecer de registros confiables

Esto tan fácil y simple como no tener al día todas y cada una de las transacciones, y movimientos que ocurren en la empresa es el error más común. Se origina por falta de organización del tiempo, por ignorar cómo hacerlo adecuadamente o por subestimar su importancia.

2. No contabilizar el IVA

De la mano con llevar registros, va la disciplina de distinguir facturas de recibos, y evitar estos últimos esto para poder contabilizar el IVA. Las facturas son los documentos con los desgloses, datos y registros que solicita el SAT (el IVA entre otros) y son los facturables. Los recibos son comprobantes de pagos sin valor fiscal. Lo aconsejable es siempre tener y tener organizadas las facturas para poder hacer correctamente la contabilidad el IVA.

3. No contar con una cuenta bancaria para la empresa

Muchas empresas comienzan como un emprendimiento personal y por eso se acostumbran a usar la cuenta personal como la de la empresa o les parece engorroso sacar una cuenta nueva. Esto a la larga genera confusiones entre el dinero que se necesita para la operación de la empresa con el dinero, digamos, personal o para los gastos de la familia. Además, genera potenciales problemas con el SAT. Es importante tramitar una cuenta bancaria para la Pyme o para la empresa.

4. Fallar en las obligaciones fiscales

La presentación de las declaraciones mensuales sin duda es una tarea que consume tiempo, pero no hacerlo además de generar posibles multas y recargos también complica las cosas cuando se va a presentar la declaración anual.

5. Subestimar la tecnología para el área contable

Llevamos una curiosa relación con la tecnología porque nos encanta usar el teléfono o la tableta para divertirnos o echar relajo en las redes sociales; pero cuando se trata de cuestiones vitales como la contabilidad desconfiamos de ella. En la actualidad hay muchas opciones que pueden facilitar esta tarea. Y, por cierto, el uso de la tecnología incluye el hacer respaldos programados de la información.

La solución es crear un sistema

Contar con sistemas claros, funcionales y con apoyo en la tecnología es la forma de evitar estos errores, hacer los pagos a tiempo y tener la información para la toma de decisiones. Los sistemas deben ser hechos a la medida de las necesidades y de las personas que llevarán el sistema de cada empresa porque sólo así funcionan pues facilitan incluso las tareas engorrosas. De otro modo, es como tratar de correr con los zapatos de otra persona.

A veces no es fácil detectar por uno mismo los errores contables o cómo se originan porque ya estamos viciados; por eso contar con ayuda externa para sentar las bases de un sistema que tomando en cuenta tus necesidades y tus fortalezas es el camino. En BFA estamos listos para ayudarte.