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Consejos contables y cómo realizarlos
Algunas de las actividades administrativas centrales en toda empresa son aquellas que tienen que ver con la contabilidad. Se trata de una variedad de tareas que deben ser realizadas a veces a diario, a veces mensual y otras se hacen anualmente. Para facilitar su cumplimiento hay algunos consejos contables que se deben tomar en cuenta.
- Mantener separados los gastos y cuidar las cuentas que se usan
En algunas organizaciones, sobre todo si son pequeñas se llegan a confundir los gastos personales de los gastos empresariales, y eso a veces ocurre también con las cuentas bancarias. Mantener una estricta disciplina del uso de las cuentas y de los pagos que se atienden desde ellas ayuda a tener control y facilita la identificación de montos y sus usos.
- Actualizarse constantemente
Es importante mantenerse al día sobre las normas fiscales no sólo porque cada año puede haber cambios en la Ley de Ingresos que afecte a todos los contribuyentes, o algún sector en específico, también hay actualizaciones que se van dando a conocer a lo largo del año.
- Utilizar la tecnología
Se puede considerar parte de la actualización contable, el conocimiento de nuevos softwares y otras aplicaciones que puedan ayudar a hacer más fáciles las tareas contables. Parte de esa facilidad viene de utilizar softwares que automatizan aquellas tareas repetitivas que por lo mismo son más susceptibles a errores humanos.
En este renglón, hay que recordar que es necesario considerar también los riesgos que se derivan del uso de la tecnología con la información y contar con elementos suficientes de ciberseguridad que garanticen la integridad de los datos internos y externos.
- Clasificar, organizar y archivar
El avance tecnológico ha ido eliminando o limitando el uso de papel, con lo cual se ha reducido el espacio físico que se destina a guardar la documentación y a la vez permite dedicar menos tiempo a la tarea de hacerlo manualmente. Sin embargo, aunque se haga con archivos virtuales, hay que tener orden en carpetas para facilitar la localización de los documentos. Es necesario establecer códigos claros y conocidos por todos los involucrados para que nombren los archivos y documentos, evitando así que cada persona use lo que se le ocurra en el momento. Además de que los involucrados tengan claro si hay documentos que sí se tienen que mantener en papel y cómo archivarlos.
- Cumplir tus obligaciones contables
Habrá quien considere este consejo irrelevante y en cierta medida tendría razón, pero en empresas sobre todo pequeñas o con personal insuficiente es posible que se pasen las fechas para presentar las declaraciones mensuales o que se hagan sólo por cumplir. Si no se hacen o si se hacen mal, eso puede traer consecuencias graves posteriormente. Para evitarlo, es recomendable incorporar a las tareas generales las fechas de las obligaciones contables para tenerlas siempre presentes.
Para aplicar algunos de estos consejos, puede ser suficiente hacer algunas modificaciones internas, pero en algunos casos contar con asesoría para lograrlos, o contratar un servicio contable externo puede ser la solución. En BFA tenemos profesionales que pueden apoyarte a ti y a tu empresa.
