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Optimizando recursos: Secretos contables para pequeñas empresas
La contabilidad es uno de los asuntos que más dolores de cabeza pueden dar a cualquier emprendedor o a quien esté al frente de una empresa sin importar el tamaño cuando se llevan mal o no se hacen a tiempo los procesos; pero también puede ser la fuente de información tranquilidad y la clave para el crecimiento.
Hay que cambiar el enfoque y ver a la contabilidad como el corazón financiero de la empresa, y al igual que con el corazón en el cuerpo; sino creamos las condiciones de alimentación, ejercicio, descanso e hidratación éste falla, en la contabilidad es lo mismo, debemos crear condiciones para que funcione al cien por ciento y nos lleve a vivir muchos años felices. En otras palabras, tener mayores recursos para la permanencia de la empresa.
Algunos secretos contables que te ayudarán a tener mayores recursos:
-Organización de los registros
En las películas resultan muy hilarantes las escenas donde el dueño de un pequeño negocio saca sus cajas con facturas llenas de post-its y las vacía en completo desorden sobre una mesa; pero nada más ahí son graciosas. Es cierto que, en la actualidad, y más en nuestro país, hemos pasado a requerir mucho más de registros en la computadora; pero el desorden puede ser igual de caótico.
Es vital tener sistemas de registro adecuados, con una estructura en categorías y bien respaldados. Se puede considerar usar algún software contable para no perder detalles de todas las transacciones.
-Céntrate en la planificación financiera
Entre las claves para la planificación financiera están los básicos: registro separado de ingresos y gastos, cálculo de impuesto a pagar en cada categoría y cada mes (para hacer la reserva de recursos preventiva), esto incluye las contribuciones a la seguridad social de los colaboradores. Es necesario generar estados financieros periódicos que den luz sobre el balance general, estado de resultado y estado de flujos de efectivo.
-Separa finanzas personales y empresariales
Es un poco obvio señalar esto luego del anterior punto, pero resulta uno de los errores más frecuentes entre emprendedores y dueños de pymes, por eso hay que apuntarlo aparte. Para muchos, resulta fácil pensar que tener una sola cuenta bancaria para el negocio y las cuestiones personales es más fácil de manejar, e incluso piensan que se ahorran las comisiones; pero en la realidad resulta confuso y dificulta hacer seguimientos.
Abrir una cuenta bancaria y contar con tarjeta de crédito para la empresa simplificará las cosas y hará más fácil cumplir con los requerimientos del SAT.
-Haz conciliaciones bancarias
De la mano de la anterior, va la importancia de hacer seguimiento a los movimientos bancarios y hacer la comparación con los registros contables. Esta práctica ayuda a identificar si hay alguna diferencia, discrepancia o error, incluso algún posible mal manejo si varios tienen acceso a las cuentas.
Se recomienda hacerlo una vez al mes para tener certeza de que todo está en orden.
-Vigila rigurosamente los gastos
Seguir cuidadosamente la pista a los gastos de la empresa tanto en las cuentas bancarios como en los gastos que salen de la caja chica es una gran práctica. De esta manera no sólo se sabe a dónde se va cada peso, sino que se pueden hacer análisis, categorizar gastos y ver cuáles pueden reducirse para elevar la rentabilidad o salir de algún periodo difícil. Es indispensable conocer esa información para tomar decisiones acertadas.
-Sigue los pagos y facilita la facturación
El otro lado de la moneda es contar con un seguimiento de los pagos y facilitar la facturación, para tener mayor claridad sobre los ingresos presentes y los que están por entrar y los que podrían estar retrasados por cualquier razón.
En este punto hay que agregar que los incentivos para que los clientes adelanten pagos a cambio de algún beneficio, cuando esto aplique, puede resultar muy adecuado.
-Actualizarse sobre regulaciones
Es necesario tener muy claros los comunicados, normas de información financiera y disposiciones fiscales que el Servicio de Administración Tributaria dé a conocer y hacerlo constantemente.
La desinformación en esta materia puede llevar errores y afectaciones en el negocio, después todo hay que tener siempre presente la máxima de “el desconocimiento de la ley no exime de su cumplimiento”.
Muchos de estos consejos los pueden aplicar los dueños de empresas o con un contador en su nómina, sin embargo, contar con asesoría externa o contratar expertos para que asuman esas tareas puede ser una buena opción. En BFA quedamos a tus órdenes para que tu empresa tenga la mayor salud contable posible.
