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Automatización de procesos contables: beneficios y mejores herramientas
La tecnología está presente en todas las áreas de la vida, y ofrece opciones para mejorar la eficiencia en el ámbito del manejo de las empresas, en particular, en las cuestiones contables, en donde los errores pueden ser muy costosos. De esta manera podemos entender que la automatización de procesos contables se ha convertido en una necesidad para las empresas modernas que buscan optimizar sus operaciones financieras para asegurar su crecimiento, eficacia y sostenibilidad que son la base del éxito empresarial.
Beneficios de la automatización de procesos contables
A continuación, encontrarás algunos de los beneficios que puedes obtener con la automatización de tus procesos contables:
Eficiencia operativa: La automatización optimiza las tareas administrativas y reduce significativamente el tiempo requerido para procesos como conciliaciones bancarias, generación de reportes y cálculo de impuestos; a la vez que minimiza los errores que se pueden dar en estas tareas.
Mejor gestión de cuentas por cobrar y por pagar: La automatización facilita el seguimiento de pagos pendientes y vencimientos, mejorando el flujo de efectivo y asegurando relaciones saludables con clientes y proveedores.
Acceso fácil y rápido a datos financieros: Al centralizar y digitalizar los registros contables, las empresas pueden acceder a información financiera actualizada en tiempo real, lo que resulta esencial para la toma de decisiones informadas y la preparación de auditorías internas y externas.
Cumplimiento de obligaciones fiscales: Las herramientas de automatización están diseñadas para cumplir con las normativas fiscales vigentes, ayudando a las empresas a evitar multas o sanciones por errores en la declaración de impuestos y otras obligaciones tributarias. Lo cual, en el caso de México, va muy de la mano con las exigencias de las autoridades locales que son de las más avanzadas en el uso de la tecnología en cuestiones fiscales.
Control y visibilidad de los gastos: Con herramientas automatizadas, las empresas pueden monitorear y analizar gastos de manera más efectiva, lo que permite implementar estrategias de ahorro y control presupuestario.
Características clave de las herramientas de automatización contable
El mercado ofrece una amplia variedad de herramientas diseñadas para cubrir distintas necesidades contables automatizadas. La elección de la adecuada deberá considerar el monto a invertir, el alcance y la potencia que se requiere según el tamaño de la empresa, el número de colaboradores que la usarán, el apoyo técnico, etc. Asimismo, las características que se deben buscar para lograr que sean la herramienta acertada para lograr los propósitos de eficiencia y sostenibilidad son:
Gestión integrada: Que permita manejar ingresos, gastos, facturación y flujos de efectivo en un solo lugar.
Acceso en la nube: Que la plataforma se base en trabajar en la nube y no en dispositivos (computadoras o celulares) únicamente, pues esto que facilita el acceso remoto a los datos financieros en cualquier lugar y la colaboración entre equipos.
Conciliación bancaria automática: Pues simplifican la verificación de movimientos bancarios y garantizan que los registros contables coincidan con las transacciones reales. Aunque esto puede tener algunas restricciones de los portales bancarios.
Cumplimiento fiscal automatizado: Ya que ayudan a cumplir con las normativas fiscales al generar reportes tributarios precisos y mantener registros organizados. Es necesario, por tanto, buscar opciones que se adapten al país y que aseguren su actualización según los cambios que se den cada año.
Reportes personalizados: Ofrecen opciones para crear reportes adaptados a las necesidades específicas del negocio, como análisis de flujo de caja o seguimiento de presupuestos.
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Fuentes:
https://revistafortuna.com.mx/2023/12/20/7-beneficios-de-automatizar-la-contabilidad-de-tu-negocio/
https://stripe.com/mx/resources/more/revenue-recognition-automation-best-practices
