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La contabilidad es una de las actividades que menos adeptos suele tener porque se le ve como una carga y no como una oportunidad para tener un mayor control de las actividades de la empresa y ayudar a su sostenibilidad y crecimiento. Por eso estos tips te pueden ayudar a optimizarla para sacarle todo el provecho.

Conoce las obligaciones fiscales

Puede parecer un tip muy obvio, pero muchas veces ignorar lo que se debe cumplir y las fechas apropiadas para hacerlo es un error muy común. Es necesario conocer bien los impuestos que obligan a tu régimen fiscal, las fechas para cada declaración y agendarlas conforme al calendario fiscal para evitar sanciones y multas.

Además, hay que estar actualizados sobre las normas y disposiciones fiscales que el Servicio de Administración Tributaria (SAT) haga cada año o en el transcurso del mismo. 

Separar las finanzas personales de la empresa

Especialmente los emprendedores suelen caer en la trampa de usar su cuenta personal en lugar de sacar otra para su empresa pues les parece que es más fácil así. En muchos casos, es incluso un riesgo con el SAT hacer así, y además, suele provocar indisciplina en el manejo financiero de los recursos. Lo mismo aplica para tarjetas de crédito y otras formas de pago, lo que es para la empresa se paga con recursos de la empresa, los gastos personales no salen de los recursos del negocio.

Mantén registro de todo

Es indispensable llevar un registro escrito de todos los movimientos de entrada y salida de recursos y hacerlo a diario con cada operación. Esta costumbre si bien puede parecer tediosa, pero redundará en claridad y tranquilidad mental, así como en mayor eficiencia al momento de hacer cálculos o requerir alguna información.

Hacer el balance contable

Hacer el balance contable va de la mano con el registro. El balance muestra de manera gráfica los activos, los pasivos, el flujo de caja y en general estado contable del negocio. Será más eficiente y cierta programación de pagos a colaboradores (incluyendo la contribución a la seguridad social), a los proveedores y los diferentes tipos de impuestos que se deben pagar al SAT.

Ese balance en la base para el análisis financiero que permite hacer proyecciones más certeras para el mediano y el largo plazo. Es una herramienta indispensable para evaluar la situación de la empresa.

Sacar provecho de la tecnología

En la actualidad hay muchos softwares contables que permiten ahorrar tiempo y evitar errores. Sirven para muchos de los tips anteriores pues proveen una plataforma para el registro, ayudan al cálculo de los impuestos y permiten realizar proyecciones más precisas. 

Estas herramientas están a la disposición tanto de pymes como de empresas grandes, pues hay una gran oferta.}

Acércate a expertos

Contar con un asesor contable y financiero que tenga experiencia para evaluar el estado de tu empresa y darte guías adecuadas también es una buena opción que te permite tener la tranquilidad de que estás haciendo bien las cosas, o te puede ayudar a hacerlo todavía mejor.

En BFA contamos justamente con esa experiencia, así que ¡contáctanos, nosotros te ayudamos a agilizar tu contabilidad!

Fuentes:

https://mundoejecutivo.com.mx/mujer-ejecutiva/tips-para-optimizar-la-contabilidad-en-las-mipymes-mexicanas/

https://www.backstartup.com/post/consejos-para-llevar-una-buena-contabilidad

Un sistema de Gestión de Relaciones con el Cliente (CRM por su nombre en inglés) es una paquetería que algunos asocian más con la gestión de relaciones con los clientes en el área de venta. No obstante, el área de contabilidad también puede sacar ventaja de un CMR.

En la actualidad, hay datos que hasta un 82 por ciento de las empresas de todos los tamaños usan algún CRM, aunque muchos se limitan únicamente a sacar provecho de las herramientas de calendarización, pero hay más que puede ayudar a la eficiencia del área contable. Estos softwares no son complicados, al contrario suelen muy intuitivos, por eso también ha crecido su uso.

¿Qué es un CRM?

Es un software diseñado para dar un óptimo seguimiento a las interacciones con los clientes contando con información completa y actualizada, ya que es una herramienta que reúne los datos e información en un solo lugar, permite dar seguimiento a proyectos y administrar los datos para que el servicio sea eficiente y sobre todo atendiendo a las necesidades de cada consumidor.

Al automatizarse las tareas con un CRM se libera tiempo para otras labores, además se pueden gestionar varios clientes a la vez sin perder la posibilidad de darles un trato personalizado. Esto mejora la comunicación con los clientes pues es más sencillo darles seguimiento a sus necesidades.

¿Qué ventajas ofrece en la contabilidad?

La principal ventaja de usar un CRM para el área contable es que permite tener una visión más integral del negocio, identificando riesgos y oportunidades, a la par que se genera confianza que un valor clave en las cuestiones financieras.

La gestión de clientes y proveedores también se ve beneficiada con un CRMA pues se cuenta con datos de contacto, historial de interacciones, notas, incluso con fotografía si fuera apropiado. Así se puede realizar un seguimiento más preciso de las transacciones y pagos. Algunas de estas tareas ciertos CRM ofrecen la opción de automatizarlas por lo que hay mayor precisión, cumplimiento y menos falla. En otras palabras, el CRM se puede integrar al sistema contable para rastrear y/o realizar las transacciones financieras, facilitando y agilizando el seguimiento de pagos, facturas pendientes y registros financieros.

Asimismo, los datos que se recopilan en el CRM pueden ser la base de un análisis financiero más detallado que ofrezca la oportunidad de identificar la rentabilidad de un producto o servicio, hacer proyecciones de ventas, análisis de costos y predicción de ingresos. Esta información es crucial para la consolidación y el crecimiento de cualquier empresa desde la más pequeña hasta la más grande.

Favorecer la comunicación interna

El CRM ofrece tanto al área contable como a las de ventas y a las de marketing tener información común, facilitando así la comunicación, teniendo terreno común en las prospectivas de ventas para fijar objetivos con claridad y poder cumplirlos.

Por su parte, si la empresa es pequeña y no cuenta con tanto personal para cada área sacará mucho provecho de tener una visión integral y realista que provenga del CRM con un menor esfuerzo, ahorrando tiempo y con mayor perspectiva de éxito.

Es claro que el CRM ofrece muchas ventajas y se le puede sacar provecho en muchas formas, sin embargo, hay que saber elegir el adecuado para que la inversión en él sí logre el objetivo de aumentar la rentabilidad.

Mejorar los procesos contables para lograr una mayor rentabilidad en las empresas es nuestra meta, por eso en BFA te asesoramos para que encuentres las soluciones adecuadas para tus necesidades.

Fuente:

https://www.zendesk.com.mx/blog/crm-para-contadores/

Estamos en una época de cambios de todo tipo; pero uno de los más notorios es un cambio de mentalidad que las ganancias económicas no son lo único que se debe perseguir. Esto se refleja, por ejemplo, en que los colaboradores no sólo buscan un ingreso por su sueldo sino ambientes de trabajo que estimulen y respeten su crecimiento personal. Los consumidores prefieren empresas que se comprometan con la sustentabilidad incluso si deben pagar un poco más.

Este cambio se palpa también en lo que se ha llamado finanzas éticas, las cuales buscan hacer compatible la rentabilidad económica de las empresas con principios éticos y de responsabilidad social y ambiental. Este enfoque de gestión financiera se propone asegurar que las decisiones en el ámbito financiero no sólo logren resultados satisfactorios en cuanto a las ganancias, sino que le apuesten al bienestar de las comunidades, los colaboradores y el entorno.

¿Cuáles son los alcances de las finanzas éticas en una empresa?

Este enfoque financiero tiene algunos puntos clave que se deben considerar para replantear el rumbo hacia los valores éticos.

–Inversión socialmente responsable: Esto significa que las empresas deben considerar el impacto social y ambiental de sus inversiones y activos financieros, así como revisar que los procesos de fabricación de productos o los que implican el servicio que ofrecen tengan el menor impacto posible en el entorno, o establezcan práctica compensatorias suficientes.

–Transparencia y divulgación: Las empresas éticas se comprometen a ser transparentes en cuanto sus informes de actividades y rendición de cuentas anuales a asambleas de accionistas, etc. y se comprometen en la divulgación de información relevante que muestra su coherencia con los principios que han adoptado. Esta apertura ayuda tanto con clientes como con proveedores que están en sintonía con esos mismos principios y objetivos.

-Ética en la gestión financiera: Las empresas éticas se esfuerzan por mantener prácticas financieras éticas y justas, evitando la explotación de empleados, las conductas especulativas, la evasión fiscal y otras conductas financieras inapropiadas. Sus inversiones se centran en las que tienen un efecto positivo en las personas, con una perspectiva de desarrollo sostenible y beneficio social.

-Apoyo a la comunidad: Las finanzas éticas buscan que las empresas regresen a la comunidad a través de donaciones caritativas, programas de voluntariado y otras actividades que beneficien a la sociedad en general.

¿Cuáles son los beneficios de las finanzas éticas?

Las finanzas éticas traen beneficios a las organizaciones que las adoptan, primero porque están contribuyendo a la sustentabilidad del medio ambiente que es la base de la supervivencia, pero sobre todo porque le apuestan a las personas por encima de las cosas o los montos económicos. Al orientar así los negocios se logran otros beneficios extra buscar esos grandes objetivos.

Alineación con los valores de la empresa: Las finanzas éticas buscan garantizar que las decisiones financieras estén en línea con los valores y la misión de la empresa, lo que puede fortalecer la coherencia y la identidad corporativa. Los colaboradores perciben esa coherencia por lo que se sienten más en sintonía con esos valores, se sienten queridos y motivados, y suelen ser más productivos.

Mejorar la reputación y la lealtad del cliente: Como se decía, los consumidores hoy dan gran valor a este tipo de enfoques, por ello las empresas que las adoptan con seriedad suelen gozar de una mejor reputación y cuentan con la fidelidad de quienes les compran sus productos o servicios.

Cumplimiento de regulaciones y mitigación de riesgos: La adhesión a prácticas financieras éticas ayuda a las empresas a cumplir con las regulaciones y a mitigar los riesgos legales y reputacionales asociados con conductas financieras irresponsables. El cumplimiento de esas regulaciones no se ve como obstáculos a la gestión sino como oportunidad de mejora y crecimiento.

¿Te habías puesto a pensar en todos los alcances de las finanzas éticas? ¿Crees que tu empresa ya las ha adoptado? En BFA te invitamos a seguir reflexionando sobre estos temas que apuestan a generar beneficios financieros en armonía con el desarrollo de los colaboradores, el bienestar de la sociedad y el medio ambiente.

Fuentes:

https://www.economiasolidaria.org/finanzas-eticas/ 

https://dineretic.org/es/conoce-las-finanzas-eticas/que-son-las-finanzas-eticas/ 

https://www.empresaactual.com/finanzas-eticas/

Las personas están saludables cuando su cuerpo y su mente están en un equilibrio que les permite completar adecuadamente sus actividades, están satisfechas con ellas y se pueden relacionar de manera positiva con los demás. Sabemos que están saludables no sólo porque lo manifiesten sino que si se miden sus signos vitales y otros indicadores semejantes se comprueba que en efecto están saludables.

En el caso de las empresas, de manera genérica se puede decir que tienen salud financiera cuando cuentan con recursos suficientes para afrontar los gastos operativos, pagar a proveedores y generar ganancias. Igualmente, para comprobar si es en verdad cuenta con esas salud se deberá checar algunos de sus “signos vitales”.

¿Cuáles son los signos de salud financiera?

Como se decía, la salud financiera de la empresa se puede medir si se revisan algunos puntos de su desempeño:

-Tiene liquidez para pagar a sus colaboradores, a sus proveedores y a la autoridad fiscal.

-Su inventario está en un punto de equilibrio.

-No compra materiales para producción con exceso, sino justo lo que necesita.

-Si tiene financiamiento tiene recursos para cubrir los pagos programados.

-Maneja márgenes de ganancia o sea es un negocio rentable.

¿Cómo se logra la salud financiara?

Siguiendo la comparación con la salud personal, la salud financiera se puede lograr manteniendo hábitos saludables y evitando algunos comportamientos dañinos.

Entre los buenos hábitos están:

-Hacer presupuestos que incluyan proyecciones de ventas, gastos fijos, costos, etc. Estos deben ser revisados por lo menos mensualmente para tener tiempo corregir si alguna variable ha cambiado significativamente.

-Es muy conveniente crear un tablero de mando que incorpore los indicadores clave como son los datos financieros, comerciales y operativos.

-Cuidar la capitalización considerando la reinversión de las utilidades para fortalecer el patrimonio.

-Adoptar de manera consistente prácticas justas con los empleados, actuar con responsabilidad social y cuidar la sustentabilidad.

-Estar al pendiente del entorno económico general y del sector específico del negocio, ambos importan.

-Tener presentes y actuar conforme a la misión, visión y valores de la empresa.

Por otra parte, es conveniente evitar, entre otras, estas malas prácticas o vicios:

-La creencia de que si hay dinero en este momento es que todo está bien, hay que tener perspectiva a mediano y largo plazo.

-Perder control sobre entradas y salidas, especialmente en los casos en que la facturación se cobra a plazos o de forma diferida.

-No vigilar temas que parecen menores como el cheque o facturación promedio por cliente, si nos compran menos afectará.

-Considerar que las cuestiones financieras son sólo responsabilidad del encargado del tema, pues en realidad involucra a todas áreas que debe tener su parte en la responsabilidad.

-Malas proyecciones de crecimiento especialmente las hechas para tomar créditos que llevan a endeudarse más allá de las capacidad real de pago.

-Malas prácticas que impacten al capital humano pues deterioran el compromiso de los colaboradores y erosionan la productividad.

La salud financiera es un asunto importante para todas las empresas sin importar su tamaño y como se puede deducir implica considerar muchos aspectos. Si necesitas ayuda para mejorar la salud financiera de tu negocio, en BFA estamos para servirte.

Una de las instituciones más destacadas en el país, es el Instituto Mexicano del Seguro Social porque aunque tiene muchas áreas de oportunidad, sí volvió accesible la atención médica, así el acceso a pensiones tanto por vejez, como por incapacidad. Se trata de una institución tripartita, es decir, se financia gracias a las aportaciones del gobierno, de los trabajadores y de los empleadores.

Por ello, una de las obligaciones más importante de cualquier empleador es la de inscribir ante el IMSS a sus colaboradores, y por supuesto, cubrir las aportaciones correspondiente en cada periodo para asegurar así que ellos tengan acceso a los servicios médicos y demás beneficios, y evitar problemas a la empresa por no cumplir.

¿Qué obligaciones tienen los empleadores?

Al IMSS se le debe informar de la contratación de un nuevo colaborador, así como cambios en sus ingresos —si se le subió el sueldo— y también la terminación de la relación laboral. Todos los avisos al IMSS deben ser realizados en los 5 días hábiles a que el hecho tuvo lugar.

Por otra parte, cada que se le paga al colaborador —cada semana, cada quince días o mensualmente— se le descuentan el porcentaje que le aplica por las aportaciones ante el IMSS y el INFONAVIT. El CFDI de nómina refleja esos descuentos. Y los empleadores o patrones tienen hasta el día 17 de cada más para pagar lo que han retenido más las aportaciones que les corresponden por conceptos de vivienda, retiro y salud. El conjunto de esos pagos se les denomina cuotas obrero-patronales.

¿Qué son los avisos extemporáneos?

Cuando por cualquier razón, no se cumplen a tiempo con dar aviso al IMSS o con el pago de las cuotas obrero-patronales se entra en el terreno de lo extemporáneo.

Estos se pueden dar bajo dos esquemas:

1. El patrón busca reparar su omisión y paga de forma extemporánea.
2. El IMSS detecta la omisión y notifica al patrón el requerimiento de pago.

Consecuencias de no cumplir con el IMSS

Las consecuencias y los procedimientos en ambos casos son diferentes, en el primero hay actualizaciones y recargos; en el otro multas.

En primer caso, se paga una actualización de las cuotas obrero-patronales aplicando el factor de dividir el Índice Nacional de Precios al Consumidor (INPC) del mes que se va a pagar entre el del mes en que debió pagar.

Además, los recargos se calculan por la multiplicación de esas cuotas obrero-patronales actualizadas por la suma de la tasa de recargos por mora a partir del mes en el que se debió pagar hasta el mes en el que se realiza el pago.

En el segundo caso, es decir, cuando es el IMSS el que notifica el requerimiento por el pago, hay además multas las cuales pueden llegar al 40% de las cuotas obrero-patronales, sin embargo, si se pueden disminuir al 20% si se pagan en los primeros 15 días hábiles contados al momento de recibir la notificación.

Se debe tener en cuenta, que si no se hace el pago requerido, de acuerdo con la Ley del Seguro Social las multas van de 50 a 350 salarios mínimos vigentes. Pero con base en el Artículo 308 de esa misma ley, en caso de que el monto pendiente exceda los 13 mil salarios mínimos se puede pasar de multas y embargos a penas de prisión de 2 a 5 años.

Como se puede deducir, este tema es muy delicado y lo más conveniente es contar con ayuda de profesionales. En BFA estamos a tus órdenes.